Women in Tech - för en mer jämställd teknikbransch

Women in Tech Sweden är en non-profit-organisation som grundades 2014 och stöttas av stora svenska företag. Målet är att fler kvinnor ska komma in i techbranschen och att de som redan finns där ska stanna kvar. Den årliga konferensen är organisationens mest framträdande event.

Utmaningar

Fler intresserade än platser

Med 35 000 medlemmar och 3 000 biljetter börjar utmaningen långt före själva eventet. Tidigare släpptes alla biljetter vid ett visst klockslag, vilket ledde till överbelastningar på 20 000 anrop per sekund.

"Hur gör man när man släpper eftertraktade biljetter till bara 3 000 personer?"

Åsa Johansen, managing director och medgrundare, Women in Tech Sweden

Rätt mix av deltagare

Women in Tech behövde dela upp deltagarna i olika kategorier, till exempel partner, utvecklare och studenter, för att behålla den mix som gör konferensen värdefull.

Uppföljning för utställare

Utställarna behövde ett enkelt sätt att samla in och följa upp kontakter med besökarna.

Stora behov, små resurser

Som non-profit har Women in Tech en liten organisation men mycket administration. Därför behövdes en partner som förstod verksamheten och kunde visa vad organisationen själv kunde göra.

Lösningar

Utlottning i stället för biljettsläpp

I stället för att släppa alla biljetter vid samma klockslag lottas de ut bland de intresseanmälningar som samlas in via Trippus registreringsformulär. Det blir rättvisare för medlemmarna och en säkrare, lugnare process för organisationen.

Väntelista som sköter sig själv

Biljetterna släpps två månader före eventet, och under den tiden händer mycket. Deltagare lämnar tillbaka biljetter, nya personer tillkommer på både partner- och medlemssidan, och varje plats måste hamna i rätt biljettkategori. Trippus digitala väntelista fördelar lediga platser genom utlottningar

"Den administrationen är enorm. Och det är den som Trippus gör att vi sover gott om natten."

Kommunikation i eget varumärke

Kommunikationen med medlemmar och partner är Women in Techs viktigaste tillgång. Det är där varumärket sitter, i tonaliteten och i att allt fungerar. All kommunikation före, under och efter eventet skickas därför med Women in Tech som avsändare och i deras egen ton.

"Det är otroligt viktigt för oss att det känns som att det är vi som är avsändare."

Print on Demand

Namnbrickorna skrivs ut när deltagarna skannar sin biljett i entrén, med design anpassad efter eventet.

Lead Scanning

Utställarna skannar QR-koden på besökarnas namnbricka, taggar intresseområden och lägger till anteckningar direkt på kontaktkortet.

Åsas råd till dig som ska byta eventplattform

"Fråga dig själv varför. Vad ger det mig för vinningar? Vi behövde bli bättre, vi behövde bli utmanade och vi behövde en bättre biljetthantering. Det var därför vi valde Trippus."

Trippus x Onemotion

Det var inte bara Trippus som möjliggjorde eventet Women in Tech. Tillsammans med den prisbelönta byrån Onemotion levererades en komplett helhetslösning med allt avseende eventhantering och en riktigt professionell produktion.

Läs mer om Onemotion >