Om Västermalms församling

Västermalms församling är en församling i Svenska kyrkan på Kungsholmen i Stockholm. Församlingen ger plats för återhämtning och andlig fördjupning, med verksamhet som konfirmation, kurser, barnrytmik, meditation, föreläsningar och retreater. Till församlingen hör S:t Eriks kapell, som ligger längs pilgrimsleden Ingegerdsleden mellan Storkyrkan och Uppsala domkyrka.

Utmaningar

All administration hos en person

Med retreater varje helg och en bred verksamhet i övrigt blev administrationen omfattande. Anmälningar, betalningar, väntelistor och påminnelsemejl sköttes av församlingens kommunikatör.

"Det blev väldigt personbundet. Var inte jag där, så hände inte så mycket."

Therese Hedlund, kommunikatör, Västermalms församling

Väntelistor som krävde ständig koll

Till vissa event står många i kö för en plats. Att manuellt hålla reda på vem som stod näst i tur, och att höra av sig när en plats blev ledig, tog tid och var lätt att missa.

Lösningar

En administration som fungerar oavsett vem som är på plats

Med Trippus samlas anmälningar, betalningar, väntelistor och påminnelseutskick i ett och samma system. Administrationen är inte längre beroende av en enskild person.

Avbokning och återbetalning med några klick

När en deltagare bokar av sköts avbokningen och återbetalningen direkt i Trippus, med bara några klick.

Automatisk väntelista

Så fort ett event är fullbokat fylls väntelistan på. När någon bokar av skickas en inbjudan automatiskt till nästa person i kön.

"Man behöver inte ha det i huvudet eller hålla koll på det, utan det bara funkar."

Rapporter och enkäter

Nästa steg för församlingen är att följa upp verksamheten med enkäter. Svaren tas ut som rapporter i Trippus och kan ställas upp på olika sätt, till exempel som tårtdiagram, beroende på vilken bild man vill få fram. Det ger underlag för att utveckla retreaterna och kurserna utifrån vad deltagarna tycker.