Att samla människor i samma rum är en sak. Att skapa en upplevelse som deltagarna tar med sig därifrån är något helt annat.

De event vi minns är sällan de där allt bara fungerade praktiskt. Vi minns känslan, människorna vi träffade, samtalen vi hade och de ögonblick där vi själva blev en del av upplevelsen.

Därför börjar ett minnesvärt event långt innan deltagaren kliver in genom dörren och slutar inte när den sista programpunkten är över.

Det handlar om hela deltagarupplevelsen. Före, under och efter eventet.

Det börjar redan före eventet

Deltagarens upplevelse börjar vid den första kontakten med eventet.

Inbjudan, registreringen och kommunikationen inför eventet sätter tonen för vad som komma skall. Här finns möjligheten att inte bara informera, utan också skapa nyfikenhet och förväntan.

Fundera därför på vad deltagaren behöver veta, men också vad du vill att personen ska känna.

I stället för att bara kommunicera tid, plats och program kan kommunikationen exempelvis lyfta:

• Vad deltagaren kommer få med sig.
• Vilka människor personen får möjlighet att träffa.
• Vad som gör just det här eventet värt tiden.
• Vad deltagaren kan göra redan innan eventet börjar.

När kommunikationen inför eventet skapar rätt förväntningar blir deltagaren mer förberedd och engagerad redan från start.

Gör deltagaren till en del av eventet

Ett fullspäckat program behöver inte automatiskt innebära ett engagerande event.

Om deltagarna främst sitter och lyssnar under flera timmar riskerar upplevelsen att bli ganska passiv. Skapa därför utrymme för deltagarna att själva vara en del av innehållet.

Det kan vara genom frågor, omröstningar, workshops, diskussioner eller andra aktiviteter där deltagarna får bidra.

Men interaktivitet behöver inte betyda fler programpunkter. Ibland handlar det snarare om att våga skapa luft.

Ett bra event behöver både innehåll och utrymme för människor att mötas.

Glöm inte varför människor faktiskt är där

Innehållet är viktigt, men för många deltagare är människorna minst lika viktiga.

Ett spontant samtal i kaffekön kan bli lika värdefullt som en programpunkt på scenen. Därför bör nätverkande inte enbart uppstå av en slump.

Skapa naturliga möjligheter för människor att hitta varandra och mötas. Det kan handla om längre pauser, gemensamma aktiviteter, matchmaking eller tydliga ytor för nätverkande.

En eventapp kan också hjälpa deltagarna att orientera sig genom eventet, hålla koll på sitt program och hitta information och möjligheter till interaktion. Vi har tidiagere berättat hur eventappen kan fungera som en central kontaktpunkt under själva eventet.

När deltagarna inte bara tar del av eventet utan också möter varandra skapas ofta de relationer som lever kvar längst.

Låt eventet fortsätta efter att det är slut

När deltagarna går hem behöver eventupplevelsen inte ta slut.

Tvärtom finns det här en möjlighet att förstärka det som deltagaren just har upplevt.

Ett tackmejl är en bra början, men uppföljningen kan göra betydligt mer. Dela material från dagen, lyft de viktigaste insikterna eller skicka något som hjälper deltagaren att omsätta innehållet i praktiken.

Du kan också be om feedback medan upplevelsen fortfarande är färsk.

Exempel på uppföljning kan vara:

• Presentationer eller annat material från eventet.
• Bilder eller film.
• De viktigaste insikterna från dagen.
• En kort utvärdering.
• Information om nästa aktivitet.
• Möjlighet att fortsätta dialogen.

På så sätt blir uppföljningen inte bara ett avslut. Den blir nästa steg i relationen.

I vår tidigare artikel om att gå från idé till lanserat event lyfter vi också planerad kommunikation och tackmeddelanden efter eventet som delar av eventprocessen.

Tänk hela deltagarresan

Det är lätt att fokusera mycket på vad som ska hända på scenen. Men deltagarupplevelsen består av betydligt fler delar än själva programmet.

Fundera i stället på hela resan:

Före
Hur skapar vi förväntan och gör det enkelt för deltagaren att förbereda sig?

Under
Hur skapar vi engagemang, möten och utrymme för deltagaren att vara aktiv?

Efter
Hur följer vi upp och ser till att eventets innehåll och relationer kan leva vidare?

När alla tre delarna hänger ihop blir eventet mer än några timmar i kalendern.

En enkel checklista för ett event som gör avtryck

Inför nästa event, ställ er några frågor:

• Vet deltagarna varför eventet är relevant för just dem?
• Bygger kommunikationen upp förväntan?
• Finns det möjlighet för deltagarna att själva vara aktiva?
• Har vi skapat utrymme för samtal och nätverkande?
• Har vi verktyg som hjälper deltagaren genom upplevelsen?
• Har vi en plan för kommunikationen efter eventet?
• Vad vill vi att deltagaren ska minnas en vecka senare?

Den sista frågan är kanske den viktigaste.

Skapa upplevelser som lever vidare

Ett lyckat event handlar inte bara om hur många som kom eller hur väl programmet höll tiden.

Det handlar om vad deltagarna tar med sig därifrån.

En ny insikt. Ett värdefullt möte. En ny relation. Inspiration att göra någonting annorlunda.

Genom att tänka på deltagarupplevelsen före, under och efter eventet skapar ni bättre förutsättningar för att eventet inte bara ska genomföras.

Utan faktiskt bli ihågkommet.

Vill du skapa event där hela deltagarresan hänger ihop? Kontakta oss så berättar vi hur Trippus kan hjälpa dig före, under och efter eventet ->