5 oktober, 2023

Guide: 5 nycklar för att skapa en lyckad mässa

Hur skapar vi en lyckad mässa? Hur ger vi deltagarna en oförglömlig vistelse? Det är säkert några av de frågeställningar du som arrangör begrundar inför din nästa mässa. Trippus älskar mässor och av den anledning ger vi dig våra fem nycklar för att skapa en lyckad mässa, häng med in i Trippus system!

1. Biljettförsäljning och merförsäljning

Att sälja biljetter är a och o för många mässarrangörer. Utan biljettförsäljning uteblir intäkterna och siffrorna blir röda. Med Trippus skapar ni enkelt olika biljettyper, exempelvis med olika dagspass eller differentierar mellan mässbesökare och studenter. Vi rekommenderar att ni marknadsför att det krävs förköp för att delta på mässan för att underlätta flödet vid entrén. Om ni önskar att ha biljettförsäljning på plats kan ni sätta upp skyltar med QR-kod direkt till biljettsidan där de kan köpa sin biljett i mobilen.  

Vid mässor finns även en god möjlighet till merförsäljning. Ytterligare aktiviteter som kan säljas under mässans gång är inspirationsföreläsningar, lunchpaket och frukostseminarium för att nämna några populära merförsäljningsområden.  

Läs mer om biljettförsäljning ->

Registrering

Det är viktigt att samla in anmälningar och registreringar till er mässa. I Trippus sätter ni upp en anmälningssida på nolltid med ett komplett registreringsformulär. När deltagaren fyllt i formuläret skickas en bekräftelse ut via mejl med deras personliga biljetter.  

Viktiga frågeställningar gällande registrering:

  • Vilken information behöver ni samla in från deltagarna?
  • Behövs speciella mätpunkter för statistik?
  • Vad ska skrivas ut på en eventuell namnskylt?
  • Behöver ni underlag för fakturering?
  • Behöver ni veta specialkost för eventuella matservering?

Läs mer om inbjudan och anmälan ->

2. Utställarhantering

En viktig komponent för en lyckad mässa är utställarna på plats. De fyller en väsentlig funktion och ger deltagarna en riktig WOW-upplevelse. I Trippus kan ni som mässarrangör hantera utställare direkt via vår utställarportal. Antingen använder ni registrering för utställande företag direkt i Trippus alternativt importerar ni er utställarlista med företagsnamn och e-postadresser. Som arrangör kan ni öka behörigheten för utställarna i portalen för att de ska kunna administrera sin egen personal samt bjuda in gäster till mässan.

Lead Scanning

Som utställare är det viktigt att samla kundkort och leads vid mässor för att få ut det mesta och bästa – det vill säga nya kunder. Med tjänsten “Lead Scanning” får utställare överblick av vilka som besökt montern genom att skanna av besökarnas namnskyltar med en mobiltelefon. I samband med detta kan utställarna också markera vilka produkter och tjänster som respektive besökare var intresserad av. När namnskylten skannats upprättas ett kundkort i utställarportalen med besökarens namn, kontaktuppgifter och företag. Utställare kan även skriva en notering om kunden och samtalet de haft i montern för att enkelt komma ihåg och följa upp.  

Vid köp av Lead Scanning ingår en person från Trippus på plats som assisterar utställare ifall de skulle behöva hjälp att komma igång. Vi rekommenderar att Lead Scanning säljs separat till varje utställare.  

3. Personliga namnskyltar

Vi har sett att personliga namnskyltar verkligen uppskattas av besökare på plats på mässor och event. Besökarna visar upp sin bokningsbekräftelse vid entrén och läser av denna mot en scanner för att erhålla sin personliga namnskylt. Vi kallar denna tjänst för Print on Demand (PoD) och vi rekommenderar alltid att ha tjänsten på våra mässor. Den främsta anledningen är att namnskyltarna krävs för att andra viktiga funktioner såsom Lead Scanning ska fungera samtidigt som besökarna uppskattar att se namn och företag på de andra som befinner sig på mässan.

Läs mer om Print on Demand ->

Design & varumärke på namnskyltar

Ni har stora möjligheter att designa och sätta er egen prägel på hur namnskyltarna ska se ut. Självklart ska ni ta tillfället i akt och inkludera ert varumärke och era färger. Om ni önskar att ha designade namnskyltar behöver Trippus få in underlaget 8 veckor innan mässan. Underlaget skall bestå av design och ska inkluderas på namnskyltarna, exempelvis namn, företag och titel.  

Utformning av namnskyltar:

  • Storleken är 10 cm bred och 7,6 cm hög.
  • Möjligheten att köpa dubbelsidiga namnskyltar finns.
  • Ni kan designa namnskyltar med färg.

För att kunna fästa namnskyltar brukar även nyckelband köpas in. För mässarrangörer är det viktigt att besluta om de vill ha brandade nyckelband. Trippus beställer inte några brandade band, däremot kan vi erbjuda Trippusbrandade band för en tilläggskostnad. Vi rekommenderar inte plastfickor om mässan pågår en eller två dagar.  

4. Incheckning

Utöver en smidig incheckning vid entrén med personliga namnskyltar går det även att checka in deltagare till aktiviteter som sker på mässan, exempelvis en lunchföreläsning. Den streckkod som vi skriver ut på namnskylten blir kopplad till alla aktiviteter en deltagare registrerat sig på. För att kunna skanna av namnskyltarna på plats loggar ni enkelt in i webtjänsten Trippus Checkin. Ge åtkomst till kameran på mobilen eller surfplattan för att börja skanna besökarnas namnskyltar. Om ni inte har era aktiviteter på mässan uppsatta i Trippus system kan ni ända använda denna funktion för att mäta antalet besökare för respektive aktivitet.  

Statistik & rapporter

Att kunna följa statistik och utläsa rapporter är av betydande vikt för arrangörer och intressenter. I Trippus kan ni enkelt utläsa statistik och se rapporter på antalet deltagare som checkat in vid en specifik scen eller seminarium. Detta är möjligt då vi märker varje enhet (dator, mobil eller surfplatta) som nyttjas vid skanning. I Trippus kan ni ta del av redan skapade rapporter eller sätta upp era egna!

5. Logistik & resurser

All planering som ni har gjort ska resultera i en oförglömlig upplevelse för er, deltagarna och utställarna. För att allting ska rulla på krävs personal och tydliga instruktioner på plats!

Personal & service på plats

People make the world go round. Ja, så är det, och vid mässor är det extra viktigt med kunnig personal på plats. Vi på Trippus har många projektledare som kan assistera vid mässor, men vi behöver först veta omfattningen på mässan för att kunna besluta om antalet projektledare som krävs. Vi rekommenderar att ha minst en person vid varje skanningstillfälle, med andra ord en person för respektive entré och eventuell föreläsning, workshop etc. För tjänsten Print on Demand brukar vi räkna en person per 3–4 stationer. Vid behov av servicedisk behöver ytterligare en person på plats.  

Eventapp

För att underlätta för utställare och besökare ser vi gärna att mässarrangörer använder Trippus eventapp. Fördelarna med eventappar är många, men den främsta fördelen är att all information om eventet finns samlat på ett och samma ställe. Ytterligare en härlig förmån med eventappar är att ni smidigt kan bädda in Google Maps med vägbeskrivning till mässan.

Är du redo att skapa bättre event?